Muốn AI thực sự hiệu quả? Doanh nghiệp cần nhiều hơn một chatbot thông minh

MinhSec · 14:18

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) theo cách rất đơn giản: nhờ AI soạn email, tóm tắt cuộc họp, viết bài đăng mạng xã hội hoặc chỉnh sửa tài liệu. Những công việc vốn mất hàng giờ có thể hoàn thành chỉ trong vài phút, giúp nhân viên tăng năng suất và giảm áp lực công việc.

Tuy nhiên, khi AI dần trở thành một phần trong quy trình làm việc hằng ngày, nhiều tổ chức lại gặp phải những vấn đề mới. Mỗi nhân viên sử dụng AI theo một cách khác nhau, tiêu chuẩn đánh giá không thống nhất, dữ liệu nhạy cảm vô tình bị đưa vào chatbot và các bản nháp bị lưu trữ rải rác. Theo các chuyên gia, điều quyết định hiệu quả của AI không phải là công cụ mạnh đến đâu, mà là quy trình làm việc phía sau nó có đủ rõ ràng và đáng tin cậy hay không.

AI chỉ phát huy hiệu quả khi có quy trình rõ ràng

Theo Owais Sultan, sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là cho rằng chỉ cần đổi sang một công cụ AI mới thì hiệu quả công việc sẽ được cải thiện. Trên thực tế, nếu quy trình làm việc thiếu rõ ràng, bất kỳ nền tảng AI nào cũng sẽ gặp phải những vấn đề tương tự.

Các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên xác định rõ từng bước trong quy trình trước khi mở rộng việc sử dụng AI. Ai là người tạo yêu cầu? AI được phép hỗ trợ ở công đoạn nào? Ai sẽ kiểm tra kết quả? Ai chịu trách nhiệm phê duyệt trước khi nội dung được gửi cho khách hàng hoặc công bố ra bên ngoài?

Việc phân định vai trò giúp AI trở thành một công cụ hỗ trợ thay vì thay thế con người. AI có thể tạo bản nháp đầu tiên, tóm tắt tài liệu, gợi ý ý tưởng hoặc chuyển đổi nội dung sang nhiều định dạng khác nhau, nhưng quyết định cuối cùng vẫn cần sự đánh giá của con người.

Song song với đó, các doanh nghiệp cũng nên xây dựng những quy tắc chung về cách sử dụng AI. Những nội dung nào được phép đưa vào chatbot? Thông tin nào tuyệt đối không được chia sẻ? Các tiêu chuẩn về giọng văn, định dạng, kiểm chứng thông tin và quy trình phê duyệt cần được thống nhất để mọi thành viên đều tạo ra sản phẩm có chất lượng đồng đều.

Bảo mật dữ liệu và xây dựng hệ thống lâu dài mới là chìa khóa

Một trong những rủi ro lớn nhất khi AI được sử dụng rộng rãi là việc nhân viên vô tình đưa dữ liệu nhạy cảm vào các cuộc hội thoại với chatbot. Danh sách khách hàng, tài liệu chiến lược, thông tin nội bộ hay dữ liệu đăng nhập đều có thể bị chia sẻ nếu doanh nghiệp không xây dựng chính sách bảo mật rõ ràng.

Vì vậy, bên cạnh quy trình nội dung, các tổ chức cũng cần đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật như quản lý quyền truy cập, sao lưu dữ liệu, bảo mật đám mây và kiểm soát thiết bị của nhân viên. Khi AI tham gia vào ngày càng nhiều hoạt động, những yếu tố này sẽ quyết định mức độ an toàn của toàn bộ hệ thống.

Ngoài ra, việc chuẩn hóa tài liệu hướng dẫn cũng đóng vai trò quan trọng. Thay vì để mỗi nhân viên tự học và tự xây dựng cách sử dụng AI, doanh nghiệp nên chuẩn bị các hướng dẫn ngắn gọn về cách viết yêu cầu, quy trình phê duyệt, tiêu chuẩn thương hiệu và các tình huống sử dụng phổ biến. Điều này giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và đảm bảo chất lượng công việc luôn nhất quán.

Theo các chuyên gia, AI chỉ thực sự mang lại giá trị lâu dài khi được tích hợp vào một hệ thống vận hành bài bản. Công nghệ có thể giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn, nhưng chỉ những tổ chức xây dựng được quy trình rõ ràng, kiểm soát tốt dữ liệu và duy trì tiêu chuẩn chung mới có thể khai thác hết tiềm năng của trí tuệ nhân tạo trong quá trình phát triển.