Google Docs vs. Microsoft 365: Hai nền tảng sống còn của anh em văn phòng, ai chiến thắng ?

[Linh Pham]

Google Docs (tên chính thức là Google Docs Editors) và Microsoft 365, hai gã khổng lồ trong lĩnh vực phần mềm văn phòng, mang lại vô số tiện ích và gần như không có giới hạn về tính năng. Nếu bạn thường xuyên tạo bảng tính, thuyết trình và soạn thảo tài liệu, bạn sẽ hiểu việc phần mềm hoạt động trơn tru quan trọng đến mức nào. Tôi đã sử dụng bộ công cụ của Google từ khi nó ra đời vào năm 2006 và Microsoft từ những năm 1990, khi nó còn được gọi là Office — và cả hai đều tuyệt vời cho nhu cầu cơ bản.

Tuy nhiên, vẫn có những khác biệt đáng kể. Google Docs được thiết kế chủ yếu để sử dụng trực tuyến, trong khi một số phiên bản trả phí của Microsoft 365 bao gồm các ứng dụng chạy trực tiếp trên máy tính. Hai bộ phần mềm này cũng sử dụng các dịch vụ đồng bộ đám mây khác nhau: Google Drive và OneDrive. Ở đây, tôi sẽ so sánh hai bộ công cụ này trong các khía cạnh chính, bao gồm khả năng cộng tác, chỉnh sửa tài liệu, dễ sử dụng, giá cả và nhiều yếu tố khác để giúp bạn lựa chọn phù hợp.

Giá cả​

Bạn có thể sử dụng Google Docs và Microsoft 365 miễn phí chỉ bằng cách đăng ký tài khoản Google hoặc Microsoft. Gói miễn phí của Google cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ Google Drive dùng chung cho Docs, Gmail, Sheets, Slides và các ứng dụng khác. Gói miễn phí của Microsoft cung cấp 5GB dung lượng OneDrive cùng với các phiên bản web và di động của Excel, PowerPoint, Word và 15GB dung lượng email cho Outlook.

Nếu bạn cần thêm dung lượng cho Google Docs, bạn có thể nâng cấp lên gói Google One. Gói Cơ bản ($1,99/tháng) bao gồm 100GB, trong khi gói Cao cấp ($9,99/tháng) cung cấp 2TB. Gói AI Pro ($19,99/tháng) bao gồm 2TB và quyền truy cập vào Gemini AI. Cấp độ AI Ultra ($249,99/tháng) nâng dung lượng lên tới 30TB.

Để tăng dung lượng OneDrive, bạn cần tài khoản Microsoft 365. Gói Microsoft 365 Basic ($19,99/năm) bao gồm 100GB và Outlook không quảng cáo. Gói Microsoft 365 Personal ($99,99/năm) cung cấp 1TB dung lượng, các phiên bản máy tính để bàn của Excel, PowerPoint và Word cùng các tính năng AI Copilot. Gói Family cho phép sáu người dùng. Hai gói này tăng giá $30 vào đầu năm 2025 khi Microsoft bổ sung Copilot. Người dùng cũ có thể hạ cấp xuống Microsoft 365 Standard (không có AI) với giá $69,99/năm cho cá nhân hoặc $99,99/năm cho gia đình.

Cả Google và Microsoft đều có gói doanh nghiệp: Google Workspace (bắt đầu từ $7/người/tháng) và Microsoft 365 Business (từ $6/người/tháng).

Google có lợi thế nhẹ nếu bạn quan tâm đến dung lượng lưu trữ trực tuyến, nhưng các ứng dụng máy tính của Microsoft mạnh mẽ hơn nhiều so với công cụ trực tuyến của Google. Vì vậy, về giá trị tổng thể, đây là một kết quả hòa.

Kết quả: Hòa

Khả năng tương thích và nền tảng​

Cả Google và Microsoft đều có các phiên bản chạy trên trình duyệt, hoạt động trên mọi nền tảng, cùng ứng dụng di động cho Android và iOS. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chạy ứng dụng trên máy tính, chỉ Microsoft 365 mới đáp ứng điều đó. Lưu ý rằng các ứng dụng trên Windows thường mạnh hơn bản dành cho macOS.

Với cả hai bộ phần mềm, bạn có thể tạo, mở và làm việc trên các tệp mà không gặp vấn đề tương thích hoặc đồng bộ.

Kết quả: Microsoft thắng

Giao diện và độ dễ sử dụng​

Google Docs cung cấp thanh công cụ một dòng, có thể ẩn hoặc hiển thị menu trên cùng khi cần. Microsoft sử dụng giao diện ribbon quen thuộc trên cả bản web và bản máy tính, với các tùy chọn hiển thị rõ ràng. Microsoft cũng có ô tìm kiếm luôn hiển thị, trong khi Google yêu cầu thao tác thêm. Dù ribbon đôi khi hơi phức tạp, nhưng nó giúp các công cụ dễ tiếp cận hơn.

Kết quả: Microsoft thắng

Chỉnh sửa tài liệu​

Với tài liệu đơn giản, cả Google Docs và Microsoft Word đều làm tốt. Nhưng với các dự án phức tạp hơn, Word vượt trội nhờ khả năng điều hướng tài liệu lớn, chia đôi cửa sổ để chỉnh sửa song song, tạo mục lục và chỉ mục, xuất PDF/A, và ghi macro tự động — điều mà Google Docs không hỗ trợ.

Word vẫn giữ một số tính năng cũ kỹ, chẳng hạn việc chỉnh sửa đầu trang phải qua thẻ Insert, nhưng nhiều tính năng nâng cao khác lại hữu ích. Cả hai đều có tích hợp AI: Google dùng Gemini, còn Microsoft dùng Copilot.

Kết quả: Microsoft thắng

Chỉnh sửa bảng tính​

Cả Excel và Google Sheets đều mạnh mẽ, nhưng Excel xử lý dữ liệu lớn tốt hơn và có nhiều công cụ phân tích, biểu đồ, cùng tính năng Flash Fill tiện lợi. Excel hỗ trợ macro bằng VBA và Office Scripts viết bằng TypeScript, dễ tiếp cận hơn cho người mới.

Kết quả: Microsoft thắng

Chỉnh sửa trình chiếu​

Google Slides và PowerPoint đều đủ cho nhu cầu cơ bản, nhưng PowerPoint vượt trội với nhiều phông chữ, mẫu, hiệu ứng và khả năng tùy chỉnh. PowerPoint có tính năng phát trực tiếp (Broadcast Live), Cameo cho phép chèn video trực tiếp, hoạt động trên mọi nền tảng, trong khi Slides chỉ hỗ trợ trên Chrome.

Kết quả: Microsoft thắng

Email​

Google có Gmail, Microsoft có Outlook. Gmail hoạt động tốt trên trình duyệt, còn Outlook có cả bản web và bản máy tính. Gmail sử dụng nhãn thay cho thư mục, giúp một email có nhiều nhãn. Outlook nay được thiết kế lại thân thiện, dễ quản lý thư và tạo quy tắc. Gmail có bộ lọc spam mạnh hơn, nhưng đôi khi cần kiểm tra lại để tránh nhầm thư quan trọng.

Kết quả: Hòa

Cộng tác và chia sẻ​

Tài liệu Google lưu trên đám mây, hỗ trợ cộng tác thời gian thực rất dễ dàng. Microsoft cũng hỗ trợ tương tự nếu tài liệu lưu trên OneDrive hoặc SharePoint. Tuy nhiên, nếu lưu cục bộ, bạn không thể cộng tác từ xa.

Kết quả: Google thắng

Tính năng bổ sung và AI​

Cả hai đều có nhiều ứng dụng mở rộng. Google có Draw, Keep, Forms, Sites. Microsoft có Defender, Teams, và Clipchamp bản cao cấp.

Về AI, Gemini của Google có vẻ thông minh và sâu sắc hơn trong thử nghiệm của tôi, trong khi Copilot của Microsoft lại nhanh và tóm tắt tốt hơn. Cả hai tích hợp mượt mà trong bộ ứng dụng, có thể trả lời câu hỏi, chèn biểu đồ, văn bản.

Kết quả: Google thắng

Và người chiến thắng là​

Microsoft 365 là lựa chọn chiến thắng nhờ sức mạnh, tốc độ và sự linh hoạt vượt trội. Tôi đánh giá cao việc có thể chọn giữa lưu trữ cục bộ và đám mây. Tuy nhiên, Google Docs vẫn là một lựa chọn đáng giá với thiết kế đơn giản và Gemini AI mạnh mẽ — chỉ là bạn phải chấp nhận ít tính năng nâng cao hơn và ít kiểm soát hơn về dữ liệu. Cuối cùng, nếu tổ chức, trường học hoặc nơi làm việc của bạn đã dùng một trong hai bộ này, tốt nhất là bạn nên chọn theo hệ thống sẵn có để tránh rắc rối không cần thiết.

Nguồn: PCMag