Bí quyết dọn dẹp hộp thư đến: Sắp xếp email theo người gửi, không phải thời gian.

[Rumi]

Hộp thư đến của chúng ta lúc nào cũng trong tình trạng "bùng nổ", và ai cũng đau đầu tìm cách dọn dẹp, sắp xếp cho gọn gàng. Có vô vàn phương pháp khác nhau, mỗi cách lại phù hợp với một kiểu người, nhưng chúng đều có một điểm chung: dựa vào thứ tự thời gian email đến. Hôm nay, mình muốn thử một cách tiếp cận hoàn toàn mới, đó là sắp xếp email theo người gửi để "quét sạch" mớ hỗn độn này.

Vậy tại sao chúng ta nên thử sắp xếp hộp thư theo người gửi?

Khi dọn dẹp email, chắc hẳn các bạn cũng có một hệ thống riêng, ví dụ như phương pháp 4D (Delete - Xóa, Do - Thực hiện, Delegate - Giao phó, Defer - Trì hoãn). Tuy nhiên, nếu cứ đi từ trên xuống dưới theo thứ tự thời gian, chúng ta sẽ khó nhận ra các quy luật hay mối liên hệ giữa các email. Nhu cầu công việc hay các liên hệ hàng ngày có thể thay đổi liên tục, khiến việc xử lý từng email một trở nên kém hiệu quả.

Việc sắp xếp hộp thư theo người gửi thay vì theo thời gian gần nhất sẽ giúp mình dễ dàng nhận ra ai (hoặc tổ chức nào) gửi email nhiều nhất. Nếu đó là các bản tin (newsletter) hay danh sách gửi thư quảng cáo, bạn có thể xóa chúng đi một cách nhanh chóng. Còn nếu đó là một đồng nghiệp cụ thể ở cơ quan, bạn sẽ nhận ra rằng họ thường xuyên cần phản hồi từ mình. Từ đó, chúng ta có thể ưu tiên các email của họ, thậm chí thêm họ vào danh bạ yêu thích hoặc đặc biệt chú ý đến những thư mới từ họ, vì biết rằng những tin nhắn này thường quan trọng hơn. Ngay cả khi bạn đang áp dụng các phương pháp "một chạm" hay "hai chạm" – tức là mở và xử lý ngay lập tức mọi email khi nhận được – cách sắp xếp này vẫn rất hữu ích, bởi vì bạn sẽ cảm thấy sự cấp bách hơn đối với những người gửi cụ thể một khi đã nhận diện được các quy luật.

Vì vậy, thay vì xóa hay giao phó từng email một, chúng ta có thể thử xử lý hoặc xóa toàn bộ các lô email từ những người gửi nhất định, giúp quá trình dọn dẹp trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều.

Cách sắp xếp theo người gửi trong Gmail

Trong Gmail, nếu bạn đã tìm thấy một email từ người hoặc tổ chức mà mình muốn gom nhóm, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào email đó trong hộp thư đến và chọn "Tìm email từ". Thao tác này sẽ đưa bạn đến một hộp thư chỉ chứa các tin nhắn từ người gửi đó. Bạn cũng có thể truy cập hộp thư này bằng cách gõ "from:[địa chỉ email của họ]" vào thanh tìm kiếm, hoặc nhấp vào nút tìm kiếm nâng cao và nhập tên của họ vào trường "Từ".

Thật tiếc là Gmail chưa cho phép sắp xếp toàn bộ hộp thư đến theo người gửi, mà chỉ có thể gom nhóm từng người gửi một. Tuy nhiên, cách này vẫn rất hữu ích để xử lý email theo lô.

Cách sắp xếp theo người gửi trong Outlook

Outlook lại "nhỉnh" hơn Gmail một chút trong phương pháp này. Ứng dụng này cho phép bạn sắp xếp toàn bộ hộp thư đến không chỉ theo người gửi, mà còn theo người nhận khác, kích thước email và nhiều tiêu chí khác nữa.

Ở phía trên cùng của hộp thư đến, bạn hãy nhấp vào "Lọc" (Filter), sau đó chọn "Sắp xếp theo" (Sort by). Tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng, bạn có thể cần vào tab "Xem" (View) và chọn "Từ" (From) trong nhóm "Sắp xếp" (Arrangement).

Lúc này, các email sẽ được xếp thẳng hàng trong hộp thư đến theo người gửi, giúp mình dễ dàng gom nhóm và xóa chúng đi.