Minh Nguyệt
Intern Writer
Nếu văn phòng tại nhà của bạn đang chất đầy giấy tờ, việc số hóa những tài liệu này không khó khăn như bạn nghĩ đâu. Bạn không cần một máy quét lớn hay phần mềm đắt tiền: Tất cả những gì bạn cần chỉ là chiếc smartphone và ứng dụng Google Drive cho Android hoặc iOS.
Chỉ cần mở Google Drive, hướng camera của điện thoại vào tài liệu, bạn có thể biến nó thành một file PDF được lưu trữ an toàn trên đám mây. Tài liệu này có thể được sắp xếp và tìm kiếm như bất kỳ file nào khác trong Google Drive. Bạn có thể dọn dẹp những tập giấy và thậm chí là cả tủ hồ sơ, tạo ra một không gian làm việc gọn gàng và ngăn nắp hơn.
Ngoài Google Drive, còn có nhiều ứng dụng khác cũng có thể thực hiện việc này, như Dropbox hay ứng dụng Ghi chú của Apple. Tuy nhiên, hôm nay mình sẽ tập trung vào Google Drive. Ứng dụng này có sẵn trên web và cho mọi điện thoại, máy tính bảng (và thường được cài sẵn trên hầu hết các thiết bị Android), nó kết hợp một cách mượt mà với các ứng dụng và dịch vụ khác của Google, đồng thời bao gồm nhiều công cụ quản lý file hữu ích.
Để quét tài liệu, bạn chỉ cần chuẩn bị Google Drive trên điện thoại, xếp chồng tài liệu và tìm một bề mặt phẳng để quét. Google Drive có thể điều chỉnh một phần cho những tài liệu quét ở góc hoặc trong ánh sáng khác nhau, nhưng để có kết quả tốt nhất, bạn nên chọn một không gian sạch sẽ, phẳng và đủ ánh sáng.
Mở Google Drive trên Android, bạn sẽ thấy một nút + ở góc dưới bên phải: Nhấn vào đây và chọn Quét để bắt đầu. Trên Google Drive cho iOS, bạn cũng sẽ thấy nút +, nhưng bạn cần chọn Quét tài liệu. Camera của thiết bị sẽ được kích hoạt và giao diện quét chính sẽ xuất hiện.
Quá trình quét sẽ hơi khác nhau tùy thuộc vào thiết bị của bạn. Trên Android, chế độ quét tự động sẽ được bật theo mặc định: Chỉ cần hướng camera của điện thoại vào tài liệu và nó sẽ được nhận diện và quét. Tiếp tục quét các trang bổ sung nếu cần, sau đó nhấn vào mũi tên bên phải. Nhấn nút chụp chính ở giữa để bật hoặc tắt chế độ quét tự động, và biểu tượng hình ảnh bên trái để chọn một trang từ thư viện ảnh của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng iOS, chế độ quét tự động cũng sẽ được bật, vì vậy chỉ cần hướng camera vào một trang để nó được nhận diện và chụp—nhấn nút Tự động (ở góc trên bên phải) để chuyển sang chế độ Thủ công, nơi bạn phải nhấn nút chụp mỗi lần (nhấn nút một lần nữa để quay lại chế độ Tự động). Tiếp tục quét các trang theo cách tương tự cho đến khi bạn sẵn sàng lưu toàn bộ tài liệu, sau đó nhấn Lưu.
Màn hình tiếp theo bạn thấy cũng khác nhau tùy thuộc vào nền tảng. Trên iOS, bạn chỉ cần chọn tên file và thư mục trong Google Drive, trong khi trên Android, bạn có thể áp dụng một số cải tiến hoặc bộ lọc cho các trang, chụp lại các trang riêng lẻ nếu cần, và cắt hoặc xoay các trang—sau đó bạn có thể nhấn Tiếp theo để chọn tên file và thư mục.
Khi bạn đã quét xong các trang, hãy chọn tên file, chọn một thư mục trong Google Drive và nhấn nút Tải lên, bạn sẽ thấy tài liệu được chuyển đến bộ nhớ đám mây. Điều này có nghĩa là nó có thể được truy cập qua Google Drive trên bất kỳ điện thoại hoặc máy tính bảng nào mà bạn đã đăng nhập, và qua Google Drive trên web.
Có nhiều cách để quản lý file trong Google Drive, dễ dàng nhất là thông qua giao diện web. Nhấp chuột phải vào một tài liệu và bạn sẽ thấy các tùy chọn để tải xuống, đổi tên, sao chép, cũng như chia sẻ với người khác. Chọn Tổ chức từ menu phụ này và bạn có thể đưa file vào một thư mục cụ thể.
Mọi thứ bạn quét qua ứng dụng Google Drive trên điện thoại sẽ được lưu dưới dạng PDF. Các loại file này có thể được tìm kiếm trong Google Drive: Nhập truy vấn của bạn vào ô tìm kiếm và trong kết quả, bạn sẽ thấy các file PDF có chứa văn bản mà bạn đã chỉ định.
Nhấp đúp vào một file PDF đã quét trên trang web, nó sẽ mở toàn màn hình. Từ giao diện này, bạn có thể in hoặc tải xuống file, và chọn Mở bằng Google Tài liệu. Điều này có nghĩa là Google Drive sẽ cố gắng chuyển đổi PDF thành một tài liệu có thể chỉnh sửa, bảo tồn các phông chữ và bố cục càng nhiều càng tốt. Bạn có thể chỉnh sửa và làm việc trên file trực tuyến này mà không làm ảnh hưởng đến PDF gốc.
PDF không chiếm nhiều dung lượng trong đám mây, nhưng Google chỉ cung cấp cho bạn 15GB dung lượng miễn phí, bao gồm Gmail, Google Photos và Google Drive. Nếu bạn cần thêm dung lượng để lưu trữ các tài liệu đã số hóa, bạn cần đăng ký một gói Google One: Giá bắt đầu từ 2 USD (khoảng 48.000 VNĐ) mỗi tháng cho thêm 100GB dung lượng.
Nguồn: Popsci
Chỉ cần mở Google Drive, hướng camera của điện thoại vào tài liệu, bạn có thể biến nó thành một file PDF được lưu trữ an toàn trên đám mây. Tài liệu này có thể được sắp xếp và tìm kiếm như bất kỳ file nào khác trong Google Drive. Bạn có thể dọn dẹp những tập giấy và thậm chí là cả tủ hồ sơ, tạo ra một không gian làm việc gọn gàng và ngăn nắp hơn.
Ngoài Google Drive, còn có nhiều ứng dụng khác cũng có thể thực hiện việc này, như Dropbox hay ứng dụng Ghi chú của Apple. Tuy nhiên, hôm nay mình sẽ tập trung vào Google Drive. Ứng dụng này có sẵn trên web và cho mọi điện thoại, máy tính bảng (và thường được cài sẵn trên hầu hết các thiết bị Android), nó kết hợp một cách mượt mà với các ứng dụng và dịch vụ khác của Google, đồng thời bao gồm nhiều công cụ quản lý file hữu ích.
Để quét tài liệu, bạn chỉ cần chuẩn bị Google Drive trên điện thoại, xếp chồng tài liệu và tìm một bề mặt phẳng để quét. Google Drive có thể điều chỉnh một phần cho những tài liệu quét ở góc hoặc trong ánh sáng khác nhau, nhưng để có kết quả tốt nhất, bạn nên chọn một không gian sạch sẽ, phẳng và đủ ánh sáng.
Mở Google Drive trên Android, bạn sẽ thấy một nút + ở góc dưới bên phải: Nhấn vào đây và chọn Quét để bắt đầu. Trên Google Drive cho iOS, bạn cũng sẽ thấy nút +, nhưng bạn cần chọn Quét tài liệu. Camera của thiết bị sẽ được kích hoạt và giao diện quét chính sẽ xuất hiện.
Quá trình quét sẽ hơi khác nhau tùy thuộc vào thiết bị của bạn. Trên Android, chế độ quét tự động sẽ được bật theo mặc định: Chỉ cần hướng camera của điện thoại vào tài liệu và nó sẽ được nhận diện và quét. Tiếp tục quét các trang bổ sung nếu cần, sau đó nhấn vào mũi tên bên phải. Nhấn nút chụp chính ở giữa để bật hoặc tắt chế độ quét tự động, và biểu tượng hình ảnh bên trái để chọn một trang từ thư viện ảnh của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng iOS, chế độ quét tự động cũng sẽ được bật, vì vậy chỉ cần hướng camera vào một trang để nó được nhận diện và chụp—nhấn nút Tự động (ở góc trên bên phải) để chuyển sang chế độ Thủ công, nơi bạn phải nhấn nút chụp mỗi lần (nhấn nút một lần nữa để quay lại chế độ Tự động). Tiếp tục quét các trang theo cách tương tự cho đến khi bạn sẵn sàng lưu toàn bộ tài liệu, sau đó nhấn Lưu.
Màn hình tiếp theo bạn thấy cũng khác nhau tùy thuộc vào nền tảng. Trên iOS, bạn chỉ cần chọn tên file và thư mục trong Google Drive, trong khi trên Android, bạn có thể áp dụng một số cải tiến hoặc bộ lọc cho các trang, chụp lại các trang riêng lẻ nếu cần, và cắt hoặc xoay các trang—sau đó bạn có thể nhấn Tiếp theo để chọn tên file và thư mục.
Khi bạn đã quét xong các trang, hãy chọn tên file, chọn một thư mục trong Google Drive và nhấn nút Tải lên, bạn sẽ thấy tài liệu được chuyển đến bộ nhớ đám mây. Điều này có nghĩa là nó có thể được truy cập qua Google Drive trên bất kỳ điện thoại hoặc máy tính bảng nào mà bạn đã đăng nhập, và qua Google Drive trên web.
Có nhiều cách để quản lý file trong Google Drive, dễ dàng nhất là thông qua giao diện web. Nhấp chuột phải vào một tài liệu và bạn sẽ thấy các tùy chọn để tải xuống, đổi tên, sao chép, cũng như chia sẻ với người khác. Chọn Tổ chức từ menu phụ này và bạn có thể đưa file vào một thư mục cụ thể.
Mọi thứ bạn quét qua ứng dụng Google Drive trên điện thoại sẽ được lưu dưới dạng PDF. Các loại file này có thể được tìm kiếm trong Google Drive: Nhập truy vấn của bạn vào ô tìm kiếm và trong kết quả, bạn sẽ thấy các file PDF có chứa văn bản mà bạn đã chỉ định.
Nhấp đúp vào một file PDF đã quét trên trang web, nó sẽ mở toàn màn hình. Từ giao diện này, bạn có thể in hoặc tải xuống file, và chọn Mở bằng Google Tài liệu. Điều này có nghĩa là Google Drive sẽ cố gắng chuyển đổi PDF thành một tài liệu có thể chỉnh sửa, bảo tồn các phông chữ và bố cục càng nhiều càng tốt. Bạn có thể chỉnh sửa và làm việc trên file trực tuyến này mà không làm ảnh hưởng đến PDF gốc.
PDF không chiếm nhiều dung lượng trong đám mây, nhưng Google chỉ cung cấp cho bạn 15GB dung lượng miễn phí, bao gồm Gmail, Google Photos và Google Drive. Nếu bạn cần thêm dung lượng để lưu trữ các tài liệu đã số hóa, bạn cần đăng ký một gói Google One: Giá bắt đầu từ 2 USD (khoảng 48.000 VNĐ) mỗi tháng cho thêm 100GB dung lượng.
Nguồn: Popsci
